Gestão de documentos: por que é importante para a realização de uma obra?

A chave por trás de uma boa obra é a gestão de documentos!

Sabemos que nos dias atuais informação é tudo. Especialmente quando falamos de conseguir vantagens no mundo dos negócios e solucionar problemas. Claro que quando falamos de engenharia não pode ser diferente.

Quando lidamos com obras, saber o que está acontecendo é essencial. Por isso, uma gestão de documentos se torna uma solução infalível para o controle de informações de obra.

Continue a leitura para saber mais! 

O QUE É UMA GESTÃO DE DOCUMENTOS?

Ao contrário do que muitos pensam, fazer uma boa gestão de documentos é muito mais do que apenas armazenar informações. Ela ajuda a entender programas de certificação de qualidade, por conta da atualização constante dos documentos – um ponto muito importante.

Além disso, ela ajuda a simplificar rotinas, serve como forma de arquivamento, auxilia na diminuição de ruídos, falhas, conflitos e empecilhos entre a equipe e clientes.

COMO FAZER UMA BOA GESTÃO DE DOCUMENTOS?

O avanço da tecnologia tem um grande papel em uma gestão de qualidade. A adoção de processos automatizados e soluções digitais auxiliam a empresa a acompanhar o ritmo do mercado e da obra que acontece.

Selecionamos as boas práticas para uma gestão de documentos eficiente, confira!

CATEGORIZE E ORGANIZE

Organização é fundamental para qualquer tipo de gestão. Por isso, é importante ter uma visão geral do que é prioridade, como:

• Contratos
• Atas
• Declarações
• Relatórios
• Certificados
• Manuais
• Comprovantes

Depois disso estabelecido, é a hora de categorizar os materiais. Com isso, é mais fácil enxergar o todo e ter ideias de como fazer um armazenamento de informações intuitivo e de qualidade.

DEFINA RESPONSABILIDADES

Uma ferramenta digital que possibilita o acesso de todos pode ser uma benção ou uma maldição. Por isso, é importante definir responsabilidades com sua equipe e delimitar o acesso de cada um dos colaboradores.

Dessa forma corre-se menos risco de misturar e perder arquivos importantes. Também facilita o uso da ferramenta para os colaboradores. Deixando mais simples a criação, armazenamento, atualização, compartilhamento e consultas de documentos referentes às obras.

CRIE FLUXOS PRÁTICOS E INTUITIVOS

A gestão de documentos existe para facilitar processos, por isso, quanto mais simples e intuitivos forem os fluxos de trabalho, melhor. É importante manter uma linha de comunicação direta e transparente, com foco na autonomia dos colaboradores que estiverem no projeto.

SEMPRE ACOMPANHE AS ALTERAÇÕES FEITAS

Por ser uma tarefa compartilhada, é importante ficar de olho nas modificações feitas nos documentos. Dessa forma, tudo fica registrado e não se corre o risco de perder os documentos por falta de controle.

APOSTE EM DEIXAR OS DOCUMENTOS NA NUVEM

O armazenamento em nuvem revolucionou a forma que arquivamos nossos documentos. Além de simplificar o trabalho e economizar papel e tinta de impressora, a nuvem:

• Economiza tempo e dinheiro
• Promove um fácil acesso às informações
• Traz maior facilidade para encontrar arquivos
• Centraliza todos os materiais
• Possibilita o acesso remoto
• Atualiza de forma automática novas versões e licenças
• Garante a segurança dos dados

Seguindo essas dicas, fazer uma boa gestão de documentos ficará mais simples, e você poderá acompanhar todos os projetos de sua empresa em qualquer lugar – sem perder nada!

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