Não se trata apenas de gerenciar documentos ou prazos. A gestão de contratos pode ser fundamental para aumentar a produtividade e reduzir custos!
Executar uma obra não é uma tarefa simples. São tantas etapas e detalhes para prestar atenção, que um planejamento pode ser fator determinante para o sucesso do projeto. A gestão de contratos é uma atividade que vai te ajudar a alcançar este objetivo. Quer entender por quê? Então, continue a leitura!
CONHEÇA OS TIPOS DE CONTRATO
A jurisprudência nacional reconhece diversas categorias de contrato – previstos por Lei no Código Civil. Veja as principais modalidades:
- Troca ou permuta;
- Compra e venda;
- Locação;
- Empréstimo;
- Depósito;
- Corretagem;
- Entre outros!
Por isso, antes de assinar um contrato, verifique a qual categoria ele pertence. Isto será um ponto fundamental no que diz respeito às responsabilidades de contratado e contratante.
MAS, AFINAL, O QUE É GESTÃO DE CONTRATOS?
De maneira geral, a tarefa de Gestão de Contratos existe com o objetivo de garantir que o compromisso firmado entre duas ou mais pessoas físicas ou jurídicas, por vínculo judicial, cumpra todos os requisitos preestabelecidos no documento.
Se houver necessidade – e comum acordo entre as partes – a reformulação de cláusulas contratuais também estão dentro do escopo deste trabalho. Em outras palavras, fazer a Gestão de Contratos significa fiscalizar todas as etapas do processo: desde a pré-contratação até o acompanhamento pós-obra.
PRESTE ATENÇÃO!
Separamos 4 pontos estratégicos que você não pode ignorar quando o assunto é Gestão de Contratos. Veja a seguir:
#1 CUIDE DA ORGANIZAÇÃO DO PROCESSO
A eficiência da Gestão de Contratos está intimamente ligada à capacidade de padronização das atividades. Desta forma, a empresa será capaz de equacionar os riscos de sofrer com qualquer tipo de prejuízo ou estresse judicial.
A National Contract Management Association desenvolveu uma metodologia considerada uma referência na área: a Gestão do Ciclo de Vida do Contrato. As etapas podem ser resumidas da seguinte maneira:
I. Pré-contratação
Definição dos encargos administrativos e técnicos do contrato. As informações são reunidas em uma minuta.
II. Negociação
Este é o momento de negociar as cláusulas. Após o consenso, os detalhes administrativos, jurídicos e financeiros são formalizados no contrato.
III. Pré-execução
A terceira etapa compreende as atividades de planejamento de todas as áreas – em outras palavras, o cronograma da obra. É o momento de fazer a compra do material necessário, selecionar a equipe de profissionais que trabalhará na obra, organizar a documentação contratual e receber o fluxo de pagamentos.
IV. Execução
Como o próprio nome indica, compreende a fase da execução do projeto acordado no contrato. É importante acompanhar todas as etapas previstas no cronograma de planejamento, pagamentos, matéria-prima e auditorias.
Caso seja necessário, este é o momento de incluir termos aditivos no documento – como prorrogações ou renovações de contrato.
V. Encerramento
É a fase final da Gestão de Contratos. Neste momento, o profissional responsável deve conferir se todos os critérios previstos no documento foram executados e registrados formalmente. Só após esta etapa e do vencimento de todos os prazos previstos no contrato, o vínculo é oficialmente encerrado.
#2 CONTE COM O SUPORTE DE UM GESTOR DE CONTRATOS
Por se tratar de uma tarefa com muitas etapas e detalhes importantes, a melhor alternativa é centralizar estas atividades em uma pessoa extremamente organizada. Além disso, o gestor de contratos ainda deve ter conhecimento técnico, facilidade de negociação e um bom relacionamento interpessoal.
Considerando a complexidade do trabalho, o suporte de um profissional especializado é um investimento que vale muito a pena!
#3 FIQUE ATENTO (A) AOS PRAZOS E ORÇAMENTOS
Outro ponto importante para prestar atenção na Gestão de Contratos é o controle de prazos e orçamentos.
Isto é fundamental para garantir o cumprimento de todas as cláusulas previstas em contrato. Desta forma, será possível se antecipar a uma possível necessidade de prorrogação dos serviços – por exemplo. Em relação ao controle financeiro, o gestor também garante que as negociações tenham o melhor custo-benefício para ambas as partes – proporcionando mais economia e produtividade.
#4 NÃO DEIXE DE DOCUMENTAR TODAS AS ETAPAS DO PROCESSO
Registrar formalmente os principais acontecimentos durante o processo é essencial. O Diário de Obra pode ser feito com diversos recursos e níveis de detalhamento. Procure organizar fotografias, relatórios, notas ficais, certificados e outros itens importantes para a obra.
Desta forma, será possível realizar uma gestão mais eficiente e atender às exigências de auditorias.
Entendeu por que investir em um profissional especializado em Gestão de Contratos é um bom negócio?
Artigos Relacionados
Uma das maiores dificuldades em um projeto é a integração das empresas responsáveis por cada etapa. Cada uma delas têm uma maneira de trabalhar, com
Saiba mais
Entenda como a comunicação interna pode impactar os projetos da sua empresa. Você sabia que uma das principais causas para o fracasso de alguns processos
Saiba mais
Não importa complexidade da obra ou instalação a ser executada, pensar em segurança no trabalho é uma prática fundamental para o sucesso de um projeto.
Saiba mais
A energia renovável é o fornecimento sustentável de energia que atende às necessidades sem comprometer a capacidade das gerações futuras. Tecnologias que promovam a energia
Saiba mais
