Explicamos tudo o que você precisa saber para uma gestão de prazos sem estresse!
Gerenciar uma obra pode ser um processo estressante. Existem inúmeros detalhes para se atentar. Quer alguns exemplos? O prazo de entrega da planta, datas de início e entrega da obra. Parece simples, mas, neste mesmo cenário existem diversas possibilidades de imprevistos.
Mesmo assim, conciliar diferentes variáveis e evitar contratempos é possível com um bom planejamento. Para te mostrar isso, escrevemos este artigo! Confira a seguir como fazer uma boa gestão de prazos.
O QUE É GESTÃO DE PRAZOS?
Antes do checklist, é necessário pontuar qual o conceito e a função da gestão de prazos. Ao contrário do que pode parecer, não é apenas um termo mais formal para substituir a palavra “cronograma”.
Estamos falando de metodologias e processos estruturados – com o objetivo de garantir que cada etapa de um projeto seja executada com qualidade e pontualidade. Em um segmento tão cheio de imprevistos, respeitar as datas estabelecidas pode se tornar um diferencial competitivo para as empresas. Ou seja, preste atenção nisso!
GESTÃO DE PRAZOS: COMO FUNCIONA?
O primeiro passo é estimar o tempo de desenvolvimento da obra ou da instalação. Para ajudar nesta etapa, procure dividir os cálculos em tarefas específicas – considerando a jornada de trabalho dos funcionários.
Atualmente, o grande erro dos gestores é exigir que as pessoas tenham um rendimento alto em 100% do tempo. Pode ser um mundo ideal, porém, somos humanos. É preciso levar em conta as interrupções diárias para responder a demandas pessoais, profissionais e fisiológicas.
Uma vez que os prazos estão estabelecidos, chega o momento crucial do gerenciamento: acompanhar de perto a evolução do trabalho. Muitas vezes, o cronograma é entregue, mas não há um profissional experiente encarregado de acompanhar cada fase da execução. Caso aconteça alguma adversidade ou atraso, é mais fácil encontrar soluções para o imprevisto e virar o jogo – recuperando o tempo perdido e cumprindo o deadline.
QUAIS SÃO AS METODOLOGIAS MAIS USADAS?
Separamos duas técnicas bastante utilizadas na gestão de prazos. Confira a seguir!
#1 TOP-DOWN
Este modelo utiliza uma visão ampla de estatísticas para estimar os próximos deadlines. Se o último projeto equivalente demorou 3 semanas para ficar pronto, é provável que a duração dessa tarefa continue a mesma.
#2 PERT
O Program Evaluation and Review Technique considera 3 cenários diferentes para determinar o prazo de um projeto. São eles:
- Duração pessimista (P)
- Duração otimista (O)
- Duração mais provável (MP)
Quando os três contextos forem definidos, o cálculo é realizado com base na seguinte fórmula:
(4*MP) + P + O / 6
O resultado é a duração esperada para a conclusão do projeto. Para facilitar a compreensão, vamos a um exemplo. Considere a instalação de um SPDA e com os seguintes cenários previstos:
- Duração pessimista (P) = 120 dias
- Duração otimista (O) = 60 dias
- Duração mais provável (MP) = 80 dias
Sendo assim, temos:
(4*80) + 120 + 60 / 6 = 320 + 120 + 60 / 6 = 500 / 6 = 83,3 dias
Independente destas previsões, o risco de imprevistos ainda existe. Por isso, é importante considerar uma margem de erro. Desta forma, a gestão de prazos é feita com uma base mais realista – considerando um tempo reservado para a resolução de problemas.
O investimento em profissionais capacitados também é muito importante na hora de gerenciar qualquer projeto. A Eletrorede Engenharia conta com uma equipe capacitada para atender clientes de diferentes segmentos – realizando a gestão de prazos de maneira precisa e adequada.
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